7 consejos para llevar a cabo una videoconferencia exitosa
La videoconferencia es una forma rentable y eficiente de empalmarse con miembros del equipo, socios y clientes. Una videoconferencia puede ser tan simple como colocar su escritorio frente a una cámara HD o una configuración compleja que involucre a varias personas hablando a la vez desde ubicaciones remotas. La configuración acertada de la videoconferencia depende de las necesidades de su negocio y del tipo de videoconferencia que intenta organizar. Si está pensando en organizar una videoconferencia, siga leyendo para aprender cómo hacer que sea rentable, productiva y exitosa. Una videoconferencia efectiva requiere planificación, preparación y algunos consejos de profesionales experimentados. Siga leyendo para recibir consejos de consultores expertos en reuniones virtuales y directores de tecnología en los principales centros de reuniones virtuales de todo el mundo.
Planifica tu videoconferencia con anticipación
No importa cuán espontánea pueda parecer una videoconferencia, incluso las llamadas de última hora deben incorporar un grado de planificación. Las companias siempre deben tener una agenda adecuada para cada videoconferencia, independientemente de si es programada o improvisada. Una agenda exitosa crea un programa de acción que autoriza que todas las partes hablen con un propósito. También se asegura de que todos tengan las mismas expectativas para la reunión y compartan el mismo conocimiento e información. Cuando la agenda de una reunión es clara, concisa y bien planificada, los participantes se sentirán más seguros y comprometidos. También estarán mejor equipados para responder a cualquier cambio que pueda ocurrir durante la reunión. La mejor manera de garseantizarse de que su videoconferencia se desarrolle sin asuntos es imaginar una agenda y asentirse de que todos estén en la parecida página. Su agenda no tiene que ser extensa o complicada. Es suficiente delinear los temas que desea abordar durante la videoconferencia y tomar nota de los elementos de acción que deben abordarse. También es notable comunicar su agenda a los participantes, especialmente si la reunión es improvisada. Un correo electrónico rápido que describa los temas que desea discutir y los elementos de acción que desea abordar suele ser suficiente para poner la pelota en marcha.
Encuentre la plataforma de videoconferencia adecuada
Si bien una cámara HD y una computadora son suficientes para iniciar una videoconferencia, no son la configuración más práctica o efectiva para el uso a largo plazo. Para aprovechar al máximo sus videoconferencias y aprovechar al máximo el ocasiónmovimiento que dedica a hablar con los clientes y los miembros del equipo, debe invertir en el equipo y la plataforma adecuados. Hay muchos tipos diferentes de equipos de videoconferencia entre los que puede elegir, incluidas aplicaciones para PC, servicios de reuniones virtuales, consolas de videoconferencia e incluso dispositivos inteligentes. Para determinar qué equipo y plataforma son adecuados para usted, piense en el tipo de videoconferencia que está organizando y el tipo de participantes que espera que formen parte de la llamada. Algunos servicios de videoconferencia se adaptan mejor a industrias específicas o configuraciones grupales que otros, lo que puede facilitar la búsqueda de la plataforma adecuada para su videoconferencia. También ayuda considerar cuántas personas desea incluir en la videoconferencia y cuántas direcciones puede cambiar la conversación. Una videoconferencia con 20 participantes por todo el mundo no funcionará sin cuestiones si el grupo intenta comunicarse por medio de de una sola computadora. Lo mejor es aprovechar una plataforma de reunión virtual que permita múltiples fuentes de video, un diseño flexible y adaptable, y carretera a otras funciones útiles, como pizarras, uso compartido de notas y captura de pantalla.
Hacer que los participantes se sientan cómodos e incluidos
Una videoconferencia exitosa depende de la comodidad y la inclusión de los participantes. Esto significa que su equipo de videoconferencia debe ser práctico y accesible. La configuración de audio y video debe ser fácil de emplear y accesible para todos los participantes por igual. No desea incorporar ningún estrés o incomodidad adicional a la reunión con una configuración defectuosa o complicada. También es significativo tener en cuenta el entorno visual de la reunión. Las luces brillantes, un fondo poco atractivo o un ángulo de cámara incómodo pueden hacer que los participantes se sientan incómodos y distraídos, interrumpiendo el flujo de la conversación y dificultando la participación de todos. Para que los participantes se sientan cómodos e incluidos, debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: - Asegúrese de que el equipo de videoconferencia sea fácil de emplear y accesible para todos los participantes por igual- Elija un lugar de videoconferencia que sea tranquilo y sin distracciones- Asegúrese de el entorno visual sea cómodo y atractivo- Apague las luces brillantes u otras distracciones visuales- Coloque la cámara de logitech forma que los participantes se sientan cómodos y relajados- Asegúrese de que el entorno visual sea visualmente atractivo para que los participantes se sientan orgullosos de estar en la llamada y comprometido con la conversación
Establezca una agenda y un objetivo claros para la reunión
Las mejores videoconferencias no ocurren por casualidad, sino por diseño. Si usted desea que su videoconferencia sea eficiente, productiva y beneficiosa, debe tener una agenda y un objetivo claros para su reunión. Las videoconferencias que carecen de una agenda clara a travéz se convierten en una serie de discusiones aleatorias que no conducen a ninguna parte. Para aprovechar al máximo su reunión, debe tener un objetivo claro en mente. También es útil que los participantes sepan lo que quiere lograr durante la videoconferencia. Informar a los participantes sobre la agenda y el objetivo de la conferencia les ayudará a prepararse para la reunión. También los mantendrá enfocados en los temas en cuestión y evitará que se desvíen del tema o se distraigan. También es útil tomar nota de cualquier elemento de acción o hito que desee abordar durante la videoconferencia.
Proporcionar información precisa sobre el lugar de la reunión
Si está organizando una videoconferencia virtual, es considerable que los participantes sepan dónde se reunirán físicamente. Una reunión virtual es diferente de una reunión presencial en muchos aspectos, y es considerable ser claro y directo sobre las diferencias. Por ejemplo, las reuniones virtuales por medio de tienen más personas en la llamada, por lo que es primordial que los participantes sepan que no están interactuando solo con una o dos personas, sino con un grupo. Las reuniones virtuales también carecen de señales visuales y comunicación no verbal, por lo que es útil que los participantes lo sepan. También es interesante que los participantes sepan que hay ciertas cosas que son diferentes en una reunión virtual, como la posibilidad de un retraso en la conversación.
¡No olvides celebrar!
Si bien la videoconferencia es una forma práctica de unirse con clientes y miembros del equipo, también es trascendental celebrar hitos y eventos importantes, como cumpleaños, con las personas con las que trabaja. Es significativo mantener un equilibrio entre la productividad y la celebración. Es fácil quedar envuelto en el trabajo y olvidarse de celebrar hitos, errores y éxitos con las personas con las que está trabajando. Es principal recordar que las personas están en su equipo y son parte de su éxito. Es considerable mantener abiertas las líneas de comunicación, celebrar hitos y hacer comprender a las personas que son valoradas. Cuando se trata de videoconferencias, es interesante utilizar funciones de video que le permitan enviar regalos virtuales y celebrar hitos.